La Bitácora es el historial de tu empresa en GANA. Cada vez que alguien crea, cambia o elimina algo, queda anotado qué registro fue, quién lo hizo y cuándo. Sirve para contestar preguntas como “¿quién movió esta venta de etapa?” o “¿quién borró ese contacto?” sin tener que preguntarle a nadie.
Es de solo lectura. Nadie puede editar ni borrar un movimiento, ni siquiera quien administra la empresa, y por eso puedes fiarte de lo que dice.
Cómo llegar
- Abre Configuración. En la computadora está al pie del menú lateral; en el teléfono, abre Más y elige Configuración.
- Entra a la sección Bitácora.
- Pulsa Ver bitácora.
También llegas desde tu Inicio: el enlace Ver actividad de la tarjeta Actividad reciente abre esta misma pantalla.
Quién puede ver la Bitácora
Solo quien tiene el permiso Configurar la empresa. De fábrica, ese permiso lo tiene únicamente el rol Super admin. A cualquier otra persona la sección Bitácora no le aparece en Configuración, y si abre el enlace directo ve la página “No encontramos esta página”.
Está así de cerrada porque enseña lo que hicieron todas las personas en todos los módulos, incluidos los cambios de roles y de usuarios. Si quieres que otro rol la vea, dale ese permiso desde Usuarios y roles, sabiendo que con él también podrá cambiar toda la configuración de la empresa.
Los demás no se quedan a ciegas:
- En su Inicio, la tarjeta Actividad reciente enseña lo último que hizo cada uno.
- En varias listas y fichas aparece una línea que empieza con “Actualizado”, con la fecha y quién tocó ese registro por última vez. Sale de esta misma Bitácora.
La pantalla, parte por parte
- El título Bitácora.
- Acción: Todo, Creación, Actualización o Eliminación.
- Módulo: Todos los módulos, o un tipo de registro (por ejemplo, Contacto, Oportunidad o Tarea).
- Usuario: Todos los usuarios, o una persona.
- Un movimiento: su etiqueta de color, el nombre del registro, su tipo, quién lo hizo y cuándo.
- Los cambios, debajo de cada actualización.
Los movimientos van del más reciente al más antiguo. Si hay más de los que caben en una carga, al final de la lista aparece Ver movimientos anteriores.
Cómo se lee un movimiento
Cada movimiento tiene una etiqueta de color:
- Creación, en azul: alguien creó el registro.
- Actualización, en ámbar: alguien lo cambió.
- Eliminación, en rojo: alguien lo borró.
A su lado va el nombre del registro tal como se llamaba en ese momento. Si después lo renombraron o lo borraron, el movimiento conserva el nombre de entonces. Cuando el cambio no guarda un nombre (por ejemplo, al mover una tarjeta de etapa), en su lugar aparece el tipo de registro.
Después viene el tipo (Contacto, Empresa, Oportunidad, Cotización, Evento…), la palabra “por” con el nombre de la persona, y la fecha con la hora.
En las actualizaciones, debajo, una línea por cada campo que cambió, hasta ocho. Si cambiaron más, la última línea dice cuántos faltan, por ejemplo “+3 más”. Las líneas se leen así:
- “Cambió Prioridad de media a alta”: el campo tenía un valor y ahora tiene otro.
- “Puso” un campo “en” un valor: el campo estaba vacío y ahora tiene algo.
- “Quitó” un campo, con el valor de antes entre paréntesis: el campo quedó vacío.
- “Cambió Etapa”, sin más: el campo apunta a otro registro (la etapa, el responsable, el contacto o la empresa vinculada) o no se puede resumir en una línea. Para saber cómo quedó, abre el registro.
Las creaciones y las eliminaciones no traen líneas debajo: solo dicen qué registro fue, quién y cuándo.
Filtrar la Bitácora
- En Acción, elige el tipo de movimiento. Por ejemplo, Eliminación para ver solo lo que se borró.
- En Módulo, elige el tipo de registro.
- En Usuario, elige a la persona.
Los tres se combinan y la lista cambia al instante. Para quitar un filtro, vuelve a Todo, Todos los módulos o Todos los usuarios. Si nada coincide, la pantalla dice Sin movimientos.
Ojo: los filtros buscan dentro de los movimientos que ya están cargados, que al abrir son los 300 más recientes. Las listas de Módulo y Usuario solo ofrecen lo que aparece en esos movimientos. Si buscas algo más viejo y ves Sin movimientos, carga movimientos anteriores antes de concluir que no existe.
Ver movimientos más antiguos
Cuando hay más historia de la que se cargó, al final de la lista aparece el aviso “Solo se consultaron los 300 movimientos más recientes.” y, al lado, Ver movimientos anteriores.
- Pulsa Ver movimientos anteriores. Se suman los 300 siguientes.
- Repite si hace falta. Los filtros que tenías puestos se mantienen.
La pantalla llega hasta los 3,000 movimientos más recientes. Para tener la historia completa, descarga el respaldo de tu empresa: en Configuración, sección Tus datos, el botón Descargar todo baja un Excel que trae, entre otras, una hoja con toda la auditoría. Esa descarga también queda anotada en la Bitácora.
Qué queda registrado
Todo lo que se crea, se cambia o se borra en el CRM:
- Contactos, empresas, oportunidades y sus comentarios, cotizaciones, productos, tareas, citas de la Agenda, videoconferencias y proyectos.
- Lo que se anota en la actividad de un contacto, como notas y llamadas.
- Los embudos y sus etapas, incluido cada cambio de etapa de una tarjeta.
- Los ajustes de la empresa: sus datos, los módulos, los roles, los equipos y los campos a medida.
- Las personas: altas, invitaciones, cambios de rol, bajas, la conexión con Google, la verificación en dos pasos y los restablecimientos de contraseña.
- Los cambios de la suscripción.
Lo que hace GANA por su cuenta, como los cobros de la suscripción, aparece hecho por Sistema.
Por qué nadie puede editarla ni borrarla
La Bitácora solo crece. No hay ningún botón para cambiar o quitar un movimiento, y el sistema lo impide aunque alguien lo intentara por otra vía. Así, lo que dice es lo que pasó.
Hay una sola excepción: cuando se elimina el usuario de una persona, sus movimientos se quedan, pero dejan de decir su nombre y pasan a aparecer como hechos por Sistema.
Borrar un registro tampoco borra su historia: el contacto, la tarea o la venta desaparecen de su módulo, pero sus movimientos, incluida la eliminación, siguen aquí.
Qué hace cada botón
- Ver bitácora: en Configuración, abre la Bitácora.
- Ver actividad: en la tarjeta Actividad reciente del Inicio, abre la Bitácora.
- Acción (Todo, Creación, Actualización, Eliminación): filtra por tipo de movimiento.
- Módulo (Todos los módulos o un tipo de registro): filtra por tipo de registro.
- Usuario (Todos los usuarios o una persona): filtra por quien hizo el cambio.
- Ver movimientos anteriores: carga los 300 movimientos siguientes, hasta 3,000.
- Sin movimientos: aparece cuando nada de lo cargado coincide con los filtros.
Según tu plan y tu rol
- Solo con Configurar la empresa: la Bitácora completa solo la ven quienes tienen ese permiso (de fábrica, el Super admin).
- Siempre encendida: en Configuración, sección Módulos, la Bitácora aparece como “Siempre activo”. No se puede apagar.
- En los dos planes: funciona igual en el plan Solo y en el plan Equipo. En el plan Equipo tiene más sentido el filtro Usuario, porque hay más de una persona haciendo cambios.
Preguntas frecuentes
¿Puedo borrar un movimiento que se registró por error?
No. La Bitácora no se puede editar ni borrar, y esa es justo su gracia: si se pudiera, no serviría para saber qué pasó. Si algo se hizo por error, corrígelo en el registro; la corrección quedará como un movimiento más.
¿Quién es “Sistema”?
Son movimientos que no hizo una persona desde el CRM: los que hace GANA por su cuenta, como los cobros de la suscripción, y los de personas cuyo usuario ya se eliminó.
¿Por qué no encuentro un cambio que sé que pasó?
Seguramente es más antiguo que lo cargado. Pulsa Ver movimientos anteriores hasta llegar a su fecha. Si pasó hace mucho, búscalo en la hoja de auditoría del respaldo completo.
¿Por qué dice “Cambió Etapa” pero no a cuál?
Porque la etapa, como el responsable o el contacto vinculado, es un enlace a otro registro. La Bitácora anota que cambió, pero no el nombre. Abre la tarjeta para ver en qué etapa está.
¿Por qué una actualización aparece sin cambios debajo?
Pasa cuando lo único que cambió fue un campo a medida, o cuando se guardó sin cambiar nada visible. El movimiento sigue diciendo quién fue y cuándo.
¿Un vendedor puede ver lo que hicieron los demás?
Con los roles de fábrica, no. Solo quien tiene Configurar la empresa abre la Bitácora. Cada persona sí ve su propia actividad en la tarjeta Actividad reciente de su Inicio.