Firma electrónica y contratos es un complemento: generas un contrato desde una cotización, una oportunidad o un contacto, lo mandas a firmar con un enlace y tu cliente firma desde el teléfono, sin crear una cuenta. GANA guarda la evidencia de cada firma (fecha, IP, dispositivo y la huella del documento) y, cuando firman todas las partes, el documento queda completo con su certificado.
Qué tipo de firma es
Es una firma electrónica simple con evidencia. Sirve para lo que la mayoría de empresas firma a diario: contratos de servicios, cotizaciones aceptadas, acuerdos de confidencialidad, órdenes de compra o propuestas.
No es una firma electrónica avanzada: esa necesita el certificado de un prestador autorizado (en Guatemala, por el Registro de Prestadores de Servicios de Certificación). Si un documento tiene que ser instrumento público, o una entidad te pide firma avanzada, este complemento no la sustituye. Ante la duda, consulta con tu abogado.
Instalarlo
En Complementos, abre la ficha de Firma electrónica y contratos:
- Probar demo: abre en otra pestaña lo que ve tu cliente al firmar, con un contrato de ejemplo. No se guarda nada ni se envía ningún correo.
- Instalar: lo instala quien puede configurar la empresa. Al terminar, Firma aparece en el menú, en el grupo Ventas.
Las cuentas Founder y Beta lo tienen incluido, sin costo.
Plantillas
En Firma → Plantillas están tus plantillas y la galería por giro: servicios profesionales, seguros, corretaje inmobiliario, consultoría, agencia y proyectos. Las escribió GANA para que no empieces de cero, pero son un ejemplo, no asesoría legal: revísalas con tu abogado antes de usarlas.
Al pulsar Usar esta, la plantilla se copia a las tuyas y se abre su editor. Los datos entre llaves dobles, como {{contacto.nombre}} o {{empresa.nombre}}, se llenan solos con los datos del CRM; los agregas con Insertar dato. Lo que el CRM no guarda (el DPI, el NIT o el domicilio legal) va como línea en blanco que se llena antes de enviar. Si guardas el NIT como campo propio del contacto, también lo puedes insertar.
Generar un contrato
Desde una cotización, el detalle de una oportunidad o la ficha de un contacto, pulsa Generar contrato. También puedes empezar en Firma → Nuevo documento.
Eliges la plantilla (o La cotización tal cual, si quieres que el cliente firme la cotización sin contrato aparte) y se abre el borrador:
- Texto: el contrato con los datos ya puestos. En Vista previa, lo que falta se ve en ámbar con su nombre; mientras falte algo, no se puede enviar.
- Firmantes: el contacto ya viene puesto. Agrega a otras partes (un fiador, el representante de tu empresa) o a alguien que solo recibe copia. Elige si firman en orden o a la vez.
- Pedir código por correo: antes de firmar, cada firmante escribe un código que le llega a su correo. Refuerza la prueba de quién firmó.
- Vence en: los días que tiene para firmar.
Pulsa Enviar para firma. Desde ese momento el texto queda congelado: si necesitas cambiarlo, crea una versión nueva (la anterior se anula).
Lo que ve tu cliente
Le llega un correo con el botón Revisar y firmar. Al abrirlo:
- Acepta firmar de forma electrónica.
- Lee el documento.
- Si pediste código, lo escribe.
- Firma dibujando con el dedo o el ratón, o escribiendo su nombre.
Si no le toca todavía (firman en orden), la página se lo dice. También puede no firmar y escribir el motivo: te llega un aviso.
Seguimiento
En Firma → Documentos ves todos tus documentos, con una tira arriba: En firma, Completados, Borradores y Rechazados o vencidos. En cada uno sabes cuántos firmaron y a quién se espera.
En el detalle de un documento puedes:
- Recordar ahora a quien le toca firmar.
- Copiar enlace o mandarlo por WhatsApp a un firmante. Cada vez se crea un enlace nuevo y el anterior deja de servir.
- Anular el documento antes de que se complete.
- Guardar PDF del documento con sus firmas.
GANA también recuerda solo a quien falta (por defecto a los 2, 5 y 7 días) y marca como vencido lo que pasó de su fecha.
Cuando firman todos
- Cada parte recibe un correo con el enlace al documento firmado y su certificado de finalización.
- El certificado trae un código de verificación: cualquiera puede comprobarlo en línea y ver quién firmó, cuándo y la huella del documento.
- Si el documento viene de una oportunidad, esta pasa sola a la etapa ganada de su embudo (lo puedes apagar en Ajustes).
- En la ficha del contacto queda una nota con el documento firmado.
Cotizaciones que se aceptan firmando
Con el complemento instalado, el botón Aceptar del enlace de una cotización pasa a Aceptar y firmar: tu cliente acepta y firma en el mismo paso, y la constancia de la cotización muestra el código de verificación. Lo puedes apagar en Firma → Ajustes.
Aprobación antes de enviar
En Firma → Ajustes puedes exigir aprobación antes de enviar. Entonces, los documentos de quien no administra la empresa esperan a que alguien que la administra los apruebe. Quien aprueba los ve arriba en Documentos, con Aprobar y enviar o Devolver (con un motivo; quien lo preparó recibe una versión nueva para corregirla).