Automatizaciones es un complemento: le dices a GANA “cuando pase esto, haz esto otro” y lo hace solo, sin que nadie se acuerde. Por ejemplo: si entra un contacto nuevo, asígnalo por turnos y crea la tarea de llamarle; si una oportunidad lleva una semana quieta, avisa a su responsable; si alguien no llega a su cita, crea la tarea de reagendar y escríbele al día siguiente.
Instalarlo
En Complementos, abre la ficha de Automatizaciones:
- Probar demo: abre las recetas y una automatización de ejemplo. No se guarda nada ni corre nada.
- Instalar: lo instala quien puede configurar la empresa. Al terminar, Automatizaciones aparece en el menú, en el grupo Operaciones.
Las cuentas Founder y Beta lo tienen incluido, sin costo.
Todo el módulo es para quien administra la empresa: las automatizaciones actúan sobre los registros de todos.
Empezar con una receta
En Automatizaciones → Recetas hay 13 listas para usar, ordenadas por objetivo (Responder rápido, No perder citas, Cerrar ventas, Que no se enfríe y Orden interno). Las de tu giro salen primero.
Pulsa Ver y ajustar: la receta se lee como una frase y lo subrayado se cambia ahí mismo (la etapa, los días, la persona). Debajo ves cómo quedará en el constructor. Usar esta la guarda como borrador; todavía no corre.
Las recetas de citas y de contratos necesitan los complementos Reservas y Firma: sin ellos, la tarjeta lo dice y no se puede usar.
El constructor
Una automatización se lee de arriba abajo:
- Cuándo: lo que la pone en marcha. Oportunidades (creada, cambia de etapa, ganada, perdida, lleva días sin moverse), contactos (creado, días sin actividad), citas (reservada, cancelada, reprogramada, llegó o no llegó, antes o después), firma (enviado, firmado, rechazado, vencido, por vencer), tareas (creada, completada, vencida) o un horario fijo (por ejemplo, los lunes a las 8:00).
- ¿Puede un mismo registro entrar más de una vez?: Solo la primera vez o Cada vez que ocurra.
- Solo si: condiciones sobre el registro y su contacto (la etapa, el monto, el origen, la categoría, si tiene correo, tus campos propios…).
- Entonces: los pasos, con + entre uno y otro. Puede ser una acción, una espera (minutos, horas o días, y si quieres solo en horario laboral) o un si / si no, que abre dos ramas.
- Terminar si: una condición que se revisa antes de cada paso. Si se cumple, la automatización deja en paz a ese registro (por ejemplo, “la oportunidad está ganada o perdida”).
Las acciones son: crear una tarea, completar las tareas abiertas, mover la oportunidad de etapa o marcarla ganada o perdida, asignar un responsable (fijo o por turnos con el equipo que reparte), cambiar un campo del contacto, añadir una nota, avisar al equipo por correo, enviar un correo al contacto y crear la tarea de escribir por WhatsApp con el mensaje ya escrito.
En los textos, Insertar dato pone datos del registro, como {{contacto.nombre}} o {{oportunidad.etapa}}, que se llenan al momento de correr.
Probar antes de activar
Probar enseña qué haría con un registro real (el último que se creó, o el que elijas): si cumple las condiciones y con qué valor, qué rama tomaría, los textos ya resueltos y la fecha de cada espera. No cambia nada ni envía nada.
Activar
Activar revisa que no falte nada; si falta, te dice qué y en qué paso. Si la automatización escribe a tus contactos y puede alcanzar a muchos a la vez (por ejemplo, “lleva 30 días sin actividad”), te dice a cuántos alcanzaría en los próximos 7 días y te pide confirmar.
No es retroactiva: solo corre con lo que pase desde que la activas.
Si cambias una automatización activa, queda con cambios sin publicar: lo que ya estaba en marcha sigue con la versión anterior hasta que pulses Publicar cambios. La puedes pausar cuando quieras.
El correo al contacto
- Sale a nombre de tu empresa (“Tu empresa vía GANA”) y las respuestas llegan al responsable del registro, o al correo que pongas en Ajustes.
- Freno: cada contacto recibe como máximo un correo automático cada 24 horas (lo cambias en Ajustes). Si ya recibió uno, el paso se omite.
- Cada correo lleva al pie No quiero recibir estos correos. Quien lo pulsa deja de recibir los correos automáticos de tu empresa.
- Si al asunto le falta un dato, el correo no sale. Si el contacto no tiene correo, el paso se omite.
- Lo que importas desde Excel no pone en marcha ninguna automatización.
Historial
En Automatizaciones → Historial está cada ejecución: el registro, la automatización, cómo terminó y, si no pasó nada, por qué (“Omitida: el contacto no tiene correo”, “En espera hasta el martes a las 9:00”). Al abrir una ves cada paso con su hora. Las que esperan se pueden cancelar y las que fallaron, reintentar.
En la ficha de un contacto, el panel Automatizaciones dice cuáles pasaron por él y por sus oportunidades.
Límites
Para proteger a tu empresa y a tus clientes: hasta 50 automatizaciones activas, 2.000 ejecuciones y 200 correos al contacto en 24 horas, y hasta 30 pasos por automatización. Una automatización no se pone en marcha a sí misma, y una cadena entre automatizaciones se corta en la tercera. En Ajustes ves cuánto llevas de cada tope.